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Antecedentes

El Programa de Aviso al Empleador (EPN) se inició con el fin de proporcionar a los empleadores y dependencias reguladoras los medios para fomentar la seguridad vial a través de una revisión continua de los expedientes de los conductores. A continuación presentamos una breve historia del programa EPN y cuándo se aprobó la legislación.

  • 1982 – Las autoridades policiales y empleadores gubernamentales comenzaron a inscribir voluntariamente a sus conductores en el programa.
  • 1989 – Todas las licencias Clase A (anteriormente conocidas como Clase 1), Clase B (anteriormente conocidas como Clase 2) , autoridades de tránsito, conductores certificados y regulados por la Comisión de Servicios Públicos (PUC) (disponible solo en inglés ), (conductores de limosinas, transportistas de personas por contrato, etc.) se inscribieron de acuerdo a la Sección 1808.1 del Código de Vehículos de California (CVC) (disponible solo en inglés).
  • 1990 – La comisión PUC comenzó a inscribir a los operadores propietarios.
  • 1998 – La Sección de Autotransportistas Motorizados del DMV comenzó a inscribir a los operadores propietarios que transportaban propiedad. La comisión PUC continuó regulando a los operadores propietarios que transportaban pasajeros y bienes domésticos.

Para obtener más información, haga clic en los enlaces que aparecen en la columna derecha para acceder a esa página.

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El Programa del Aviso al Empleador (EPN) (§1808.1, CVC)

Se asigna un código de solicitante a un empleador inscrito en el programa EPN. Dicho código se agrega en el expediente de la licencia de manejar (DL) del empleado. Cuando la licencia de manejar del empleado se actualiza para registrar una acción/actividad, se realiza una revisión electrónica para determinar si hay un aviso en el expediente. Si se especifica que la acción/actividad se debe reportar de acuerdo al programa EPN, se genera un expediente de conductor y se envía por correo a ese empleador.

El programa EPN permite a su organización controlar los expedientes de la licencia de manejar de empleados que manejan en nombre de su organización. El control del progr ama EPN tiene como objetivo:

  • Mejorar la seguridad pública.
  • Determinar si cada conductor tiene una licencia de manejar válida.
  • Descubrir conductores problemáticos o comportamientos de manejo.
  • Ayudar a reducir su responsabilidad civil.

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Reportes de acciones/actividades del programa EPN

El programa EPN generará automáticamente un expediente del conductor en cualquiera de los siguientes casos:

  1. Al inscribir a un conductor en el programa EPN.
  2. Anualmente, a partir de la fecha de inscripción.
  3. Cuando se agregue cualquiera de las siguientes acciones/actividades al expediente del conductor:
    • condenas
    • faltas de comparecencia
    • accidentes
    • suspensiones o revocaciones de la licencia de manejar
    • cualquier otra acción contra el privilegio de manejar

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Conductores de fuera del estado

Se asignará un número "X" a los conductores con licencias de manejar de otro estado para poder rastrear su información. Las infracciones ocurridas e n California se agregarán al expediente "X" y se controlarán. Si algún otro estado reporta a California una acción/actividad realizada por algún conductor con licencia de manejar de otro estado o conductor con licencia de manejar de California, la información se archivará en el expediente del conductor y se reportará a los empleadores.

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Responsibilidades reguladoras del programa EPN

Departamento de Vehículos Motorizados (DMV)
Employer Pull Notice Program (EPN)
MS H265
P.O. Box 944231
Sacramento, CA 94244-3210
(916) 657-6346

  • Administrar el programa EPN
  • Proporcionar a los empleadores y dependencias reguladoras los medios para fomentar la seguridad vial a través de la revisión continua de los expedientes de los conductores.

Registration Operations Division
P.O. Box 932370, MS G875
Sacramento, CA 94232-3700
(916) 657-8153

  • Administrar la ley de permisos del Programa de Autotransportista de Bienes
  • Emitir permisos del Programa de Autotransportista (MCP)

Patrulla de Caminos de California (CHP)
Commercial Vehicle Section (CVS)
P.O. Box 942898
Sacramento, CA 94289-0001
(916) 843-3400

Cumplimiento :

  • del programa EPN
  • de la ley de permisos del MCP
  • de la ley del transportista de bienes do mésticos

Comisión de Servicios Públicos (PUC)
Rail Safety and Carriers Division, License Section
505 Van Ness Avenue, 2nd Floor
San Francisco, CA 94102
1- (800) 877-8867

  • Transporte de pasajeros, vehículo de pasajeros, transportista de turismo
  • Línea de quejas contra el transportista de pasajeros 1 (800) 894-9444
  • Administrar la autorización de licencias y el cumplimiento de la ley de los transportistas de pasajeros.
  • Transportistas de bienes domésticos
  • Línea de quejas con tra el transportista de bienes domésticos 1 (800) 366-4782
  • Administrar la autorización de licencias y cumplimiento de la ley de los transportistas de bienes domésticos.

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Requisitos de inscripción (disponibles solo en inglés)

Los empleadores deben inscribir a todo conductor que contraten para el manejo de cualquier vehículo, si se le requiere tener cualquiera de las siguientes licencias:

  • Clase A  (anteriormente conocida como Clase 1) o
  • Clase B  (anteriormente conocida como Clase 2)
  • Clase C  (anteriormente conocida como Clase 3) con endoso para transportar materiales peligrosos
  • Clase C (anteriormente conocida como Clase 3) con certificados especiales, emitida en conformidad con las Secciones 2512, 12517, 12519, 12520, o 12523.5 del Código de Vehículos de California (CVC).
  • Cualquier conductor de un vehículo de pasajeros que tenga la capacidad de transportar no más de 10 personas, incluyendo al conductor, y que sea operado por un transportista de turismo de pasajeros por compensación.
  • Una compañía que se dedique al transporte con vehículos de pasajeros y posea un certificado de conveniencia y necesidad pública o un permiso emitido por la Comisión de Servicios Públicos (PUC).

A partir del 31 de enero de 2005, las nuevas normas federales exigen que una persona qu e solicite una licencia de manejar comercial de California con un endoso original de materiales peligrosos (HazMat) se someta a una evaluación sobre los riesgos a la seguridad. La Ley Patriota de los Estados Unidos exige que la Administración de Seguridad del Transporte (TSA) complete dicha evaluación sobre los riesgos a la seguridad (revisión de antecedentes) antes que el Departamento de Vehículos Motorizados emita un endoso HazMat.

Enlaces relacionados al tema (disponibles solo en inglés)

Requisitos Federales de Materiales Peligrosos

Administración de Seguridad del Transporte

Administración de Seguridad del Transporte - Información del Agente

Además, si alguno de los siguientes individuos manejan cualquier vehículo que requiera una licencia o certificado mencionados anteriormente, deben inscribirse en el programa EPN como conductor:

  • Propietarios que poseen, arriendan u operen más de una unidad motorizada o más de tres vehículos remolcados.
  • Propietarios/operadores que tengan socios.
  • Familiares y conductores voluntarios.
  • Personas empleadas por más de 30 días hábiles en los seis (6) meses anteriores.

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Posibles conductores a contratar

Es necesario que el empleador de un futuro conductor obtenga una copia del expediente del mismo que muestre su expediente público actual. Si lo contrata, el empleador debe revisar, firmar y fechar el expediente y mantenerlo en su negocio hasta que inscriba al conductor en el programa EPN.

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Conductores ocasionales

Un "conductor ocasional " es una persona contratada por menos de 30 días en los seis meses previos. No es necesario que los empleadores inscriban a un "conductor ocasional "; sin embargo, deben obtener una copia del expediente del conductor que muestre el expediente público actual del mismo, firmar el expediente, fecharlo y mantenerlo en los archivos del negocio del empleador por un periodo de seis meses.

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Conductores que no están obligados a inscribirse

Con el fin de garantizar la seguridad pública en las carreteras, el DMV le permite a empleadores inscribir a conductores no identificados en la §1808.1(k) del código CVC si se cumple con las siguientes condiciones:

  • El conductor da su consentimiento de ser inscrito en el programa EPN (complete el formulario INF 1101 y mantenga el formulario en el lugar principal del negocio).
  • El conductor es un empleado del titular de la cuenta EPN o si el conductor no es un empleado, por ejemplo, es un voluntario, la persona que maneja un vehículo a nombre de la empresa del empleador.
  • La información del DMV no puede ser compartida y debe ser para el uso laboral exclusivo del empleador.
  • Al terminarse el empleo, el conductor deberá ser dado de baja inmediatamente de la cuenta EPN .

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Responsabilidad del empleador

Con el fin de mantener la información precisa de los expedientes en el programa EPN es fundamental que el empleador notifique al departamento de manera oportuna, cualquier cambio en su cuenta EPN.

Estos cambios incluyen:

  • Métodos electrónicos
  • Cese de labores de los conductores inscritos de conformidad con el Código de Vehículos de California §1808.1 (d) (disponible solo en inglés).
  • Cambios de domicilio (postal y residencial)
  • Cambio de propiedad (funcionarios corporativos, socios)
  • Cambios de empleo (conductor nuevo, cese de labores de los conductores)
  • Cambio del Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN)
  • Cambio de número telefónico
  • Cierre del negocio
  • Fusiones
  • Venta del negocio
  • Cambio de nombre de la compañía
  • Cambio de la persona de contacto de la cuenta

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Generación de expediente

Se genera un expediente del conductor como resultado de una acción/actividad y puede incluir acciones futuras que no se mostrarán en ningún otro expediente del conductor que se obtenga de cualquier otra fuente (por ejemplo, oficina local del DMV o vendedor).

Los expedientes serán proporcionados de manera impresa, a menos que se haya llegado a algún acuerdo especial para utilizar métodos electrónicos.

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Expediente del conductor

Un expediente del conductor, también conocido como una impresión de DL, MVR o ISD 414R, contiene información que se obtiene de la solicitud de licencia de manejar de la persona y de resúmenes de condenas y accidentes. La sección 1808 del Código de Vehículos de California (disponible solo en inglés) describe que esta información está abierta para consulta pública.

Se generará un expediente del conductor y se enviará automáticamente por correo al empleador cuando se inscriban nuevos conductores, al momento de una acción/actividad o anualmente para los conductores actualmente inscritos. El empleador también puede solicitar una copia del expediente del conductor en caso de una posible contratación o para un conductor ocasional. (Vea "Cómo solicitar expedientes" – gubernamentales/comerciales).

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Códigos del solicitante

Los códigos de solicitante que se asignan a un empleador estarán presentes en el duplicado del contrato de aviso (INF 1105) que se dará al empleador una vez que se apruebe el contrato. Este número debe indicarse en todas las solicitudes futuras de inscripción o eliminación y correspondencia entregadas al departamento para evitar retrasos en el proceso de la información. Este código de solicitante es un número confidencial y no se enviará por fax ni se dará por teléfono y no se debe proporcionar o revelar a personas no autorizadas.

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Requisitos de seguridad

Las siguientes reglas ayudarán a que los poseedores de una cuenta EPN cumplan con los requisitos de seguridad para el manejo de información de los expedientes del departamento.

  1. La información del DMV únicamente puede utilizarse para los fines aprobados por el departamento. No puede combinarse con ninguna otra información.
  2. La información del DMV deberá destruirse cuando ya no sea necesaria para el motivo que se solicitó originalmente. El método de destrucción debe ser uno que evite su reproducción o identificación, ya sea de forma física o electrónica.
  3. Las medidas de seguridad deben estar vigentes para prevenir el acceso no autorizado a la información del DMV.
  4. Los códigos del solicitante son confidenciales y deben protegerse del uso o revelación no autorizados.
  5. Debe designarse a una persona de contacto del programa EPN para mantener la seguridad de la información de los expedientes del departamento.
  6. Cualquier cambio en la información incluida en su solicitud/contrato (INF 1105) debe reportarse al departamento en un plazo de 10 días a partir de la fecha del cambio.

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Métodos electrónicos

  • Transferencia de archivos
    Las preguntas y respuestas para futuros conductores u ocasionales, así como los expedientes de conductores generados que acaban de inscribirse, se pueden hacer usando la transferencia segura de archivos del DMV (Secure File Transfer) y/o el programa de interfaz del usuario del sistema de generación de expedientes (File Generation System). No hay un cargo adicional por el uso de estos servicios y requiere muy poca asistencia técnica. Para obtener más información comuníquese con la sección de desarrollo de servicios automatizados llamada Information Services Branch Automation Development Unit a CPDADU@DMV.CA.GOV.
  • Por Internet
    Las preguntas y respuestas sobre los conductores inscritos actualmente, los futuros conductores o los conductores ocasionales, están disponibles por Internet por medio de un proveedor en línea, si es que también tiene una cuenta de solicitante comercial (Commercial Requester Account). Este proceso no está disponible para los expedientes de conductores generados. Comuníquese con la unidad de procesamiento de cuentas al (916) 657-5564 para obtener una lista de los proveedores autorizados o visite la lista de proveedores autorizados (disponible solo en inglés).

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Solicitud de formularios

Muchos formularios del programa EPN que se mencionan en esta página de Internet están actualmente disponibles de forma electrónica y puede acceder a ellos al hacer clic en el número resaltado del formulario. Los demás formularios no están disponibles de forma electrónica y para obtenerlos debe   enviar su solicitud en una hoja membretada por Fax al (916) 657-7243 a Forms and Accountable Items para solicitar grandes cantidades (más de 25).

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Agente del programa EPN

Un agente del Programa de Aviso al Empleador (EPN) es definido como una persona o entidad empresarial que ha sido autorizada por el Departamento de Vehículos Motorizados de California para actuar en representación de un participante de la cuenta del programa EPN. Todos los agentes del programa EPN utilizan la Red Virtual Privada del departamento para presentar y recibir los expedientes del conductor. Al utilizar la Red Virtual Privada, el agente del programa EPN recibe electrónicamente el expediente del conductor y puede agregar y eliminar electrónicamente conductores del archivo del titular de la cuenta.

Los agentes del programa EPN reciben información directamente del departamento para cumplir con una función específica de negocios definida en la sección 1808.1 del Código de Vehículos de California (CVC) y es aprobada por el departamento en representación del solicitante. El uso de un agente del programa EPN no absuelve la responsabilidad del empleador de cumplir con los requisitos de la sección 1808.1 del CVC.

La utilización de agentes permitida a los empleadores no debe afectar los procedimientos actuales para tramitar las solicitudes del programa EPN (por ejemplo, agregar o eliminar conductores o la solicitud por única vez del expediente del conductor (para los posibles conductores a contratar), (INF 1119 Solicitud de Información sobre Conductores), etc. (disponible solo en inglés). Es importante que todas las partes involucradas entiendan los requisitos generales del programa EPN y tengan un nivel relativamente alto de conocimiento de la tecnología para asegurar que los requisitos específicos de seguridad sean cumplidos.

Para utilizar el servicio de un agente del programa EPN autorizado, el titular de la cuenta EPN debe completar y firmar el Formulario de autorización de un agente del programa EPN (INF 2110). Si necesita asistencia, favor de comunicarse con:

VPN Process Requirements — Automation Development Unit (916) 657-5582

Si desea utilizar los servicios de un agente del programa EPN los siguientes agentes están aprobados por el departamento para brindar este servicio:

SAMBASAFETY (www.sambasafety.com)
SambaSafety Sales1-888-947-2622
sales@sambasafety.com

ECM Enterprises LLC (e-compliancemanager.com)
(510) 772-2684
rich@e-compliancemanager.com

A–CHECK AMERICA (www.acheckamerica.com)
Heather Elmore (951) 750-1382 ext. 3014
epn@acheckamerica.com

iiX (www.iix.com)
Katie James 1-800-299-7099 ext. 182
kjames@verisk.com

CENTRAL DRUG SYSTEM, INC. (www.centraldrugsystem.com)
Todd Horton thorton@centraldrugsystems.com
Heather Archibald opsmgr@centraldrugsystem.com
1-800-310-0036 or (714) 418-0130

CITY REGISTRATION SERVICES (cityregistration.com)
(661) 397-5600
epn@cityregistration.com

NATIONAL SAFETY COMPLIANCE, INC. (www.nsc2000.com)
(949) 472-0645
epn.support@nsc2000.com

KELMAR SAFETY INC. (www.kelmarsafety.com)
Michael Scott 1-866-295-0730 ext. 4005
Michael.Scott@kelmarsafety.com

EMBARK SAFETY (embarksafety.com)
1-855-368-8758
info@embarksafety.com

APPLICANT INSIGHT, INC. (www.applicantinsight.com)
1-800-771-7703
sales@ainsight.com

SAFETYFIRST SYSTEMS (www.safetyfirst.com)
Stacey Payne (201) 267-8900 ext. 210
staceyp@safetyfirst.com

CBR Services (www.cbrservices.net)
(707) 671-7755
epn@cbrservices.net

NATIONAL TRANSPORTATION CONSULTANTS (www.ntconsult.com)
Ryan Billet (317) 770-0953 ext 112
safety@ntconsult.com

COMPASS DRIVING RECORDS (www.imvrs.com)
Doug McQueen, (916) 287-9280
dwmcqueen@imvrs.com

RINEHART & ASSOCIATES, INC. (www.rinehartandassociates.com)
Sales (909) 989-5100
compliance@rinehartandassociates.com

EXPLORE INFORMATION SERVICES, LLC. (www.esupervision.com)
SuperVision Sales 1-855-353-8252
sales@esupervision.com

JJ KELLER (www.jjkeller.com)
Sara Folk (920) 720-7845
sfolk@jjkeller.com

 

 

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